Відповідно до п. 70.12 ст. 70 ПКУ реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) використовуються органами державної влади та органами місцевого самоврядування, юридичними особами незалежно від організаційно-правових форм, включаючи установи Національного банку України, банки та інші фінансові установи, біржі, особами, які провадять незалежну професійну діяльність, фізичними особами – підприємцями, а також фізичними особами в усіх документах, які містять інформацію про об’єкти оподаткування фізичних осіб або про сплату податків, зокрема, у разі:
— виплати доходів, з яких утримуються податки згідно із законодавством України. Фізичні особи зобов’язані подавати інформацію про реєстраційний номер облікової картки юридичним та фізичним особам, що виплачують їм доходи;
— сплати фізичними особами податків і зборів.
Документи, пов’язані з проведенням операцій, передбачених п. 70.12 ст. 70 ПКУ, які не мають реєстраційного номера облікової картки платника податків або серії та номера паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), вважаються оформленими з порушенням вимог законодавства України (п. 70.13 ст. 70 ПКУ).
Відповідно до п. 70.5 ст. 70 ПКУ фізична особа – платник податків незалежно від віку (як резидент, так і нерезидент), для якої раніше не формувалася облікова картка платника податків та яка не включена до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків (далі – ДРФО), зобов’язана особисто або через законного представника чи уповноважену особу подати відповідному контролюючому органу облікову картку фізичної особи — платника податків, яка є водночас заявою для реєстрації в ДРФО, та пред’явити документ, що посвідчує особу.
Фізична особа – платник податків, яка через свої релігійні переконання відмовляється від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, зобов’язана особисто подати відповідному контролюючому органу повідомлення та документи для забезпечення її обліку за прізвищем, ім’ям, по батькові і серією та номером паспорта, а також пред’явити паспорт.
Про одержані фізичними особами доходи та сплачені з них суми податку податкові агенти зобов’язані повідомити контролюючі органи шляхом подання податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.
Форма Розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Розрахунок) та Порядок заповнення та подання податковими агентами Розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску затверджені наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 № 4 із змінами та доповненнями (далі – Порядок).
Порядок заповнення показників додатка 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (далі – додаток 4ДФ) до Розрахунку визначений п. 4 розд. IV Порядку.
Так, у графі 2 «Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта» рядка 06 розд. I «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору» відображається реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), про яку надається інформація в додатку 4ДФ до Розрахунку (п.п. 2 п. 4 розд. IV Порядку).
Таким чином, податковий агент має право виплачувати дохід фізичним особам, які мають реєстраційний номер облікової картки платника податків, та громадянам України, у паспортах яких є відмітка про право здійснювати будь-які платежі за серією (за наявності) та номером паспорта.
